Dominika Hroššová: O tom, ako sa organizuje “no cost” konferencia na diaľku

Zákulisie príprav nultého ročníka Žijem vedu naživo

Tento text sa nesnaží ospravedlniť chyby, ani obviňovať, ani extrémne kritizovať. Jeho cieľom je čo najobjektívnejšie zhrnúť priebeh organizácie konferencie, ktorá má ambíciu stať sa prvou z množstva ďalších. Veríme, že vznikne užitočná tradícia a že každý ďalší ročník bude lepší, ako bol ten predošlý.

Nápad zorganizovať stretnutie pre slovenských vedcov zo zahraničia a zo Slovenska pôvodne vznikol krátko po výzve “Nie je nám to ukradnuté!” na facebooku Žijemvedu. Inšpiráciou bol komentár pod jedným z príspevkov. Spomínal predvianočné stretnutia na FMFI UK, ktorých sa pravidelne zúčastňujú aj alumni zo zahraničia, nakoľko sa kvôli sviatkom vracajú na Slovensko. Úplne prvým nápadom bolo pripraviť niečo podobné – komorné, neformálne a neoficiálne stretnutie členov práve sa formujúcej platformy Žijemvedu. Hlavnou motiváciou bolo dať im priestor na vzájomné spoznanie sa aj zoči-voči, mimo virtuálny priestor, na ktorom sa dovtedy všetky naše aktivity odohrávali. V tej dobe bolo členov na facebooku a aj na stránke o viac ako polovicu menej (len niečo vyše 100).

Formou dotazníka (vyhodnotenie je tu) sme oslovili v prvom rade našich členov, ale aj ľudí, ktorí podpísali výzvu “Nie je nám to ukradnuté!”. Ako vyplýva z dotazníka, väčšina zo 64 respondentov sa vyslovila za zorganizovanie takéhoto stretnutia, rovnako však väčšina opýtaných nemala časové možnosti/záujem sa na jeho príprave aktívne podieľať. Získali sme však prísľub od 23 ľudí, ktorí boli ochotní nám s organizáciou aktívne pomôcť. Toto číslo nás povzbudilo a povedali sme si, že na zorganizovanie malej, neformálnej akcie v priebehu troch mesiacov 28 ľudí (23 + nás 5) určite stačí, hoci by aj nie všetci nakoniec mali čas popri práci a iných aktivitách.

V rámci toho istého dotazníka sme sa zároveň pýtali, či ľudia majú konkrétne návrhy na potenciálnych prednášajúcich, ktorých prednášky by teoreticky mohli toto naše stretnutie spestriť. Vygenerovali sme zoznam 29 mien, ku ktorým sa postupne pridalo zopár ďalších a začali sme oslovovať navrhovaných ľudí, či by boli ochotní na naše stretnutie prísť s krátkou, popularizačne ladenou, prednáškou.

Samozrejme, boli sme limitovaní tým, že sme pre ľudí z iných ako biologických odborov úplne neznámi a nemáme potrebné kontakty. Tohoto nedostatku sme si boli od začiatku vedomí, a preto sme na našom facebooku postovali prosbu smerovanú k humanitne zameraným členom, aby nominovali ľudí, ktorých prednášku by si chceli vypočuť na stretnutí. Na túto výzvu sme však nedostali žiadnu odpoveď…

Z nami oslovených vedcov nie všetci mali čas a/alebo ochotu ísť do rizika a vystúpiť na neznámej akcii neznámej hŕstky mladých nadšencov. Preto sme veľmi vďační tým, ktorí napokon aktívne vystúpili a podporili nás, aj keď nevedeli, do čoho idú. Vo finále sme sa teda zhodli na 5 prednášajúcich, o ktorých sme boli presvedčení, že zaujmú svojou odbornosťou a takisto sú ochotní niečo otvorene povedať aj k téme smerovania slovenskej vedy. Snažili sme sa o čo najväčšiu možnú pestrosť odborov, ako aj genderovú vyváženosť (samozrejme, v rámci už spomenutých limitácií).

Už od začiatku sme si tiež uvedomovali, že nikto z nás nemá žiadnu skúsenosť s organizovaním podujatí, navyše sme obmedzení nedostatkom voľného času a nulovými financiami. Vzhľadom k tomu sme považovali za vhodnejšie vynechať médiá a oficiálne pozvania ministerstva školstva, či predstaviteľov vednej politiky. Chceli sme sa najprv stretnúť za “zatvorenými dverami” a dohodnúť plán a smerovanie celej platformy, zistiť či je medzi našimi členmi ochota zapájať sa do ďalších aktivít a ako si ich predstavujú.

V nadväznosti na iniciatívu “Nie je nám to ukradnuté!”, ktorá reagovala na škandál s eurofondami, sme plánovali zamerať diskusiu v rámci stretnutia hlavne na spôsob hodnotenia vedeckých projektov na Slovensku. Oslovili sme vedenie APVV, SAIA a ďalších a ponúkli im možnosť prísť a prispieť do diskusie. Z rôznych dôvodov nám však nakoniec nikto neprisľúbil účasť. Z APVV s nami najskôr opatrne komunikovali a zisťovali podrobnosti, akonáhle sme však načrtli konkrétnejší obsah diskusie, komunikovať s nami prestali – možno len náhoda…

V októbri nás kontantoval člen predsedníctva SAV a sám nám ponúkol aulu SAV a možnosť zabezpečenia kateringu z rozpočtu SAV (nakoľko žiadne financie na organizáciu sme nemali a nemali sme ani príliš čas oslovovať sponzorov, využiť túto ponuku nám prišlo ako najlepšie riešenie. Navyše sme stále počítali s komornou akciou, okolo 50 ľudí). SAV začala postupne v priebehu organizácie presadzovať aj prítomnosť médií, pôvodne len prítomnosť RTVS, na konferencii. Postupne sa celé stretnutie začalo posúvať k väčším a väčším rozmerom a aj záujem ľudí ďaleko prekročil naše očakávania.

Lekcia 1: Naučiť sa lepšie prispôsobiť novej situácii. Keď sme videli, že je o konferenciu taký veľký záujem, mali sme začať zvažovať aj potrebu mediálnej prezentácie.

Lekcia 2: Vždy je lepšie pokúsiť sa získať finančnú nezávislosť. Do budúcna určite zvážime založenie občianskeho združenia a budeme sa snažiť oslovovať sponzorov.

Ako sa čas do plánovaného dátumu stretnutia krátil, do jeho prípravy sa, namiesto pôvodne sľúbených 23 dobrovoľníkov, reálne zapájali len asi 2-3. Väčšina komunikácie medzi nami prebiehala štýlom:

• Dáme dnes skajp a dohodneme, čo treba vybaviť?
• Ja dnes nemôžem, ale zajtra alebo vo štvrtok.
• Vo štvrtok som dlho v labáku, tak dáme piatok, alebo cez víkend?
• Mal niekto čas spísať mail pre XY?
• Ja to spravím dnes cez obed.
• Tak ja si beriem finalizáciu programu a začnem pripravovať registráciu.
• Ozval sa niekto z ľudí na slacku?
• Nie, je to tam dosť mŕtve…
• Nevadí, takže skajp v pondelok, všetci môžu?
• Pondelok znie dobre.
• Ja tiež môžem.
• OK, tak o 20:00 vášho času a 14:00 u mňa.
• Platí!

Niečo viac ako týždeň pred konferenciou nás oslovila hovorkyňa SAV s tým, že sa chystá pomôcť s medializáciou podujatia, a preto organizuje tlačovú besedu počas konferencie, pričom na nej vystúpi predseda SAV, vedec pôsobiaci na Slovensku (toho si vyberie SAV) a aj my sme boli požiadaní o nomináciu niekoho, kto pôsobí v zahraničí, jeho/jej výskum by bol zaujímavý pre novinárov a najlepšie, aby sa chcel/a v blízkej budúcnosti vrátiť na Slovensko.

Nikto z nás nemal chuť sa v médiách prezentovať ako samozvaný expert na problém slovenskej vedy, preto sme nediskutovali žiadnu tlačovú správu a aj z dôvodu našej neskúsenosti nám ani nenapadlo ju mať dopredu pripravenú. Toto sa ukázalo ako naše veľké zaváhanie.

Lekcia 3: Do budúcna si určite dáme pozor na spôsob, akým sú nami organizované podujatia prezentované v médiách. Rozhodne budeme sami pripravení hovoriť na kameru.

Už vtedy nás však rozhorčilo znenie e-mailu novinárom, ktorý pani hovorkyňa formulovala ako pozvánku na podujatie SAV. V podobnom duchu sa niesla aj pozvánka pre zamestancov, ktorú SAV uverejnila na svojich stránkach. Striktne sme sa voči takémuto zneniu ohradili a žiadali preformulovanie. Dostalo sa nám ospravedlnenia, ubezpečenia, že ide len o nedopatrenie a prísľubu okamžitej nápravy. Vysvetlením bolo, že pani hovorkyňa si neuvedomila, že takáto formulácia bagatelizuje celú niekoľkomesačnú prácu nášho tímu na organizácii konferencie. Výsledkom sľúbenej “nápravy” však bola mediálna prezentácia konferencie opäť len ako akcie, ktorou sa SAV snaží prilákať zahraničných vedcov domov. K celej veci sme neskôr zaujali stanovisko.

V deň konania celej akcie nastalo niekoľko technických problémov priamo na mieste. Išlo prevažne o bežné komplikácie, ktoré sa vyskytnú asi na každej podobnej akcii. Každopádne, našou ambíciou je na konferencii poskytnúť priestor na stretnutie všetkých slovenských vedcov, čiže každý ročník plánujeme organizovať v iných priestoroch (inštitúty, univerzity, možno gymnáziá…) a ideálne aj v rôznych mestách – nechceme byť Bratislavacentristi…

Vo výsledku sa konferencie zúčastnilo 130 ľudí. Napriek všetkým technickým aj organizačným problémom, našej neskúsenosti a naivným omylom a úplnej absencii financií, sa nám – hŕstke nadšencov – podarilo v priebehu 3 mesiacov doslova na kolene zorganizovať stretnutie domácich a zahraničných slovenských vedcov. Podporu nám prejavilo množstvo ľudí a v dotazníkoch ku konferencii sa už stihlo vyjadriť viac ako 60 účastníkov (dotazník je stále možné vyplniť tu), z ktorých drvivá väčšina prejavila presvedčenie, že už tento testovací ročník mal zmysel. Prejavili ochotu zúčastniť sa aj ďalšieho stretnutia a rovnako aj vieru, že takéto akcie sú dôležité a potrebné. Za všetky povzbudivé komentáre, konštruktívne pripomienky a ponuky spolupráce sme veľmi vďační a vážime si prejavenú dôveru.

Pripravujeme tiež blog podrobne analyzujúci feedback, ktorý sme dostali či už formou odpovedí v dotazníku, alebo e-mailom na info@zijemvedu.sk a budeme priebežne informovať o ďalších cieľoch a konkrétnych krokoch, na ktoré sa chceme zamerať v blízkej budúcnosti.

Zároveň chceme využiť túto príležitosť na to, aby sme zdôraznili, že naša platforma je otvorená úplne pre každého, kto má záujem aktívne sa podielať na našich snahách o zlepšovanie podmienok na vedu na Slovensku. Ak hŕstka ľudí dokáže vo voľnom čase, na diaľku a úplne bez peňazí zorganizovať konferenciu pre 130 ľudí, čo všetko by mohla dokázať sústredená a organizovaná snaha tisícok slovenských vedcov doma aj v zahraničí?

Autorka fotografií: Simona Hurňanská